Hoe organiseer je een event? Gebruik het stappenplan!

Organiseer jij binnenkort een feest of festival? Of wil je iets bijzonders maken van een verjaardagsfeestje? En weet je niet zo goed waar je moet beginnen? Met dit stappenplan van MBO Amersfoort wordt events organiseren een eitje. We vertellen je waar je op moet letten voor, tijdens en na een feest of event.

 Stap 1: Idee formuleren

Organiseer een brainstorm of – als de opdracht voor het feest van iemand anders komt – plan een overleg en stel vragen over:

  • Het doel van het evenement – De allerbelangrijkste vraag! Wat wil je met dit feest bereiken? Lastig te bedenken? Vraag dan wanneer je opdrachtgever blij is.
  • Doelgroep, datum en plaats – Voor wie is het event bedoeld? Het maakt nogal uit of je een feest organiseert voor klanten van een bedrijf of voor een groep tieners. Het seizoen is ook bepalend. Kun je het feest buiten houden? Of heb je een zaal of andere binnenruimte nodig?
  • Voorlopig programma – Uit welke onderdelen bestaat het event sowieso? Moeten de gasten bijvoorbeeld ontvangen worden? Gaat er iemand een toespraak houden? Wordt er een prijs uitgereikt? Met dit soort vragen bepaal je je raamwerk voor het event.
  • Budget – Hoeveel geld is er beschikbaar voor het feest? Als je dat weet en de onderdelen van je programma hebt bepaald, kun je een begroting maken. Bepaal ook hoeveel geld je uit wilt geven aan de promotie.

Stap 2: Haalbaarheid onderzoeken

Als je je idee hebt uitgewerkt, ga je de haalbaarheid ervan onderzoeken. Hierbij kijk je naar de praktische aspecten. Is er wel behoefte aan dit evenement? Kun je het doel halen met dit budget? Krijg je je vergunningen, technische zaken en locatie geregeld? De antwoorden op deze vragen bepalen of je je plan gaat uitvoeren. Wordt het no-go of go?

Stap 3: Team organiseren

Het is een go! Je gaat nu bekijken welke taken uitgevoerd moeten worden en wie wat gaat doen. Ook bepaal je hoe vaak je vergadert (elke week, iedere twee weken?). Zorg ervoor dat je alle afspraken over het feest op één centrale plaats (het evenementendossier ) bewaart, zodat elk teamlid erbij kan als dat nodig is. Dit kan bijvoorbeeld door te werken met Drop Box. Je maakt daarmee een gezamenlijke documentenmap ‘in the cloud’.

Stap 4: Event promoten

Bedenk hoe je je doelgroep kunt bereiken. Ga na welke communicatiemiddelen er al zijn. Kun je bijvoorbeeld gebruik maken van een adressenbestand, social media account of een website? Moet er een poster of flyer komen? Werk de promotie uit in een communicatieplan.

Stap 5: Event voorbereiden

Je bent nu klaar voor de voorbereiding van het event. Tijd om duidelijke afspraken te maken over:

  • De locatie
  • De catering
  • De technische voorzieningen (is er bijvoorbeeld een geluidsinstallatie en/of een beeldscherm nodig?)
  • De medewerkers
  • De EHBO en beveiliging

Houd je opdrachtgever in de voorbereidingsfase steeds op de hoogte. Spreek af wanneer wat geregeld moet zijn en houd je daaraan.

Stap 6: Draaiboek maken

Om ervoor te zorgen dat je op de grote dag zelf niets vergeet maak je een draaiboek. Hierin leg je vast wie wat op welk tijdstip gaat doen. Denk ook aan de aankleding van de ruimte: hoe en wanneer ga je het gezellig maken? Is er een garderobe nodig? Wie bemenst die? Moet er een cadeautje komen voor bijvoorbeeld een gastspreker? Wie zorgt daarvoor? Vergeet niet het opruimen mee te nemen in je draaiboek: wie doet dit en wanneer?

Heb je geen idee hoe een draaiboek eruit ziet? Bekijk dan dit draaiboek voorbeeld.

Stap 7: Event uitvoeren

Op de dag van het evenement helpt het draaiboek je om je event succesvol uit te voeren. Natuurlijk ben je ruim op tijd op de feestlocatie. En heb je de gegevens van je contactpersoon daar bij de hand. Lopen zaken niet zoals je ze bedacht had? Wees dan flexibel en kijk samen met de locatiebeheerder hoe je problemen snel en praktisch oplost. Bedenk dat een goede sfeer en een enthousiaste ontvangst een event kunnen maken of breken.

Stap 8: Afsluiten en evalueren

Is het event achter de rug? Evalueer zo snel mogelijk – liefst direct na afloop – samen met je opdrachtgever. Dan ligt alles nog vers in het geheugen. Is je opdrachtgever tevreden? Wat ging er goed? Wat kan er een volgende keer anders of beter? Leg zowel de positieve als de leerpunten vast in een evaluatiedocument en stop dit in het evenementendossier. Vergeet niet de medewerkers te bedanken!

Stap 9 ;-)  Open Huis bezoeken!

Heb je de smaak te pakken en wil je leren hoe je evenementen organiseert? Je leert het bij de opleiding Evenementenorganisatie van de school voor Toerisme en Recreatie. Kijk snel wanneer er een Open Huis is!

Privacy-instellingen

Wij optimaliseren graag onze website, daarom maken wij gebruik van cookies. Wijzig je voorkeuren of bekijk ons privacybeleid.

Privacybeleid | Sluiten
Instellingen